Mitä on fasilitoiva johtaminen?

Osallistuin viikko sitten Mothers in Business (MiB) ry:n Helsingissä järjestämään työpajaan, jossa oli aiheena fasilitoiva johtaminen. Tilaisuus kokosi paikalle ison joukon äitejä (lasten kanssa ja ilman), jotka pääsivät syventymään aiheeseen sertifioidun ammattifasilitaattorin Mirjami Sipponen-Damonten johdolla. Aihetta lähestyttiin Mirjamin omien kokemusten, osallistujien esimerkkien ja vierustoverin kanssa käytyjen keskustelujen kautta.

Yhteinen parituntinen alkoi tutustumalla Mirjamin omaan taustaan Xpedio Oy:n perustajana ja kansainvälisen fasilitaattorien järjestön IAF:n (The International Association of Facilitators) hallituksen jäsenenä ja Euroopan ja Lähi-Idän aluejohtajana. Pienryhmissä kerroimme toisillemme, miten fasilitoiva johtaminen aiheena koskettaa kutakin meistä.

Fasilitoiva johtaja näyttää suuntaa ja sitouttaa

Fasilitoiva johtajuus on Mirjamin mukaan suunnan näyttämistä ja aktiivista osallistamista: fasilitoivan johtajan tehtävä on antaa tarvittavat tiedot ja näyttää, minne ollaan menossa. ”Alussa yhteisen tavoitteen kirkastaminen ja koko porukan saaminen mukaan – ei vain kuuntelemaan, vaan osallistumaan aktiivisesti – on olennaista projektin onnistumisen kannalta. Sidosryhmät projekteissa ovat aiempaa laajemmat ja eri sidosryhmien jäsenet tulee saada sitoutettua, jotta projekti tai muu muutos etenee”, hän korostaa.

Varsinaisia fasilitoinnin työkaluja ei työpajassa käyty läpi, mutta eräs osallistujista antoi käytännön vinkiksi Sitran Erätauko-menetelmän.

Miten yhdistää fasilitaattorin rooli toisiin rooleihin?

Kun tiedostamme roolien rajapinnat, pystymme Mirjamin mielestä onnistuneesti myös yhdistämään niitä. ”On hyvä miettiä, missä kohtaa kerrot asioita ja missä kohtaa puolestaan fasilitoit tuomatta omia näkemyksiäsi esiin”, hän selventää. Fasilitaattorin on hyvä heti alussa kertoa ryhmälle, missä roolissa on tilaisuuden aikana missäkin vaiheessa ja avata fasilitaattorin roolia esimerkiksi toteamalla: ”Tehtäväni on varmistaa, että pysytään aiheessa, joten tulen myös tarvittaessa keskeyttämään teitä. Onko se kaikille ok?”.

Mirjami esitteli Sam Kanerin mallin, joka sisältää ideointi- eli hajaantumisvaiheen, sekä priorisointi- eli lähentymisvaiheen. Koska lähentymisvaiheelle tuppaa usein jäämään liian vähän aikaa, hyvä nyrkkisääntö on Mirjamin mukaan aikatauluttaa puolet ajasta molemmille vaiheille. Fasilitoivan johtajan ei kannata torpata ideoita, ettei kokonaisuus ”lässähdä”. ”Ideointivaiheen ja priorisointivaiheen välissä on mallin mukaan ”vaikerointivaihe”, jossa ryhmälle on hyödyksi, jos fasilitaattori kertoo vaiheen kuuluvan prosessiin”, Mirjami toteaa.

Fasilitaattorin velvollisuudet

Mirjami korostaa fasilitaattorin vastuuta tilaisuuden kuljetuksesta alusta loppuun eli haluttuun lopputulemaan, käytettävissä olevassa ajassa. Fasilitaattori vastaa hänen mukaansa myös turvallisen ja motivoivan työskentelyilmapiirin varmistamisesta ja siitä, että jokainen tulee kuulluksi ja erilaiset mielipiteet huomioidaan. ”On fasilitaattorin tehtävä puuttua hienovaraisesti, mutta jämäkästi, tilanteeseen, jossa esimerkiksi yrityksen toimitusjohtaja liittyy myöhässä ryhmään, jolla on kesken henkilökohtaisten asioiden jakaminen”, hän lisää.

Keskustelimme pöytäryhmissä, onko meille ominaisempaa kuunnella ja havainnoida vai kertoa ensimmäisenä omat mielipiteet. Yhdessä totesimme, että fasilitoiva johtaja tarvitsee molempia taitoja – ja on osattava lukea tilannetta, milloin siirtyä roolista toiseen.

Fasilitointi on aitoa ihmisten kohtaamista

Mirjami pitää fasilitointia ennen kaikkea ihmisten kohtaamisena. Hänen mielestään on tärkeää, että fasilitaattori ymmärtää fasilitoivansa ryhmää eikä prosessia, hyväksyy erilaiset tunteet ja harjoittelee avointen kysymysten käyttämistä, esimerkiksi kysymällä ”mitä kysymyksiä teillä herää tästä?” sen sijaan, että sanoisi ”jos kellään ei ole kysyttävää, lopettelenkin tässä sitten”.

Mirjamin mukaan jokainen toteuttaa johtajuutta ja fasilitoi omalla persoonallaan – aitous rakentaa luottamusta.

Mistä sinun johtajuutesi rakentuu?

Teksti ja kuva: Heta Hyvärinen